Een OCTOBOX toepassing wordt ingericht op basis van een set vrij te definiƫren regels. De resultaten zijn uiteenlopend. Van eenvoudig, zoals het herkennen van een e-mail of bijlage en deze vervolgens doorzetten naar het juiste zaaktype, tot aan een slimme scanoplossing voor al uw inkomende post. Hieronder een greep uit hetgeen waar onze klanten OCTOBOX voor inzetten.

 

Organisatietype 

Toepassing                            

Gemeente       De meest eenvoudige toepassing: is de e-mail goed geadreseerd? Een grote gemeente heeft al snel zo'n 60 funtionele e-mail boxen waar de burger berichten naar kan sturen. Met OCTOBOX worden de berichten en eventuele bijlagen gelezen, geanalyseerd en indien nodig naar het juiste e-mailadres doorgestuurd.
Gemeente Informatie die via het E-formulieren kanaal binnenkomt is vaak nog niet geschikt om in het achterliggende proces of vakapplicatie opgenomen te worden. OCTOBOX verzamelt, ordent en zorgt ervoor dat de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomt.
Gemeente Per e-mail worden er meerdere bestanden ontvangen. Ieder bestand moet echter apart in het zaaksysteem geplaatst worden. OCTOBOX creëert voor iedere bijlage een aparte 'zaak'.
Gemeente OCTOBOX controleert de juistheid en volledigheid (van de bijlagen) van een pas-aanvraag. Bij een onvolledige of foutieve aanvraag wordt er een bericht naar de verzender verstuurd, eventueel voorzien van de juiste documenten of een verwijzing naar het portaal van de gemeente.
Centrale Overheid Verantwoording is alles. Met OCTOBOX worden alle relevante gegevens betreffende de verwerking van een ingekomen bericht vastgelegd. Vanaf ontvangst wordt iedere stap, tot aan het moment dat de informatie succesvol aan het zaaksysteem is overgedragen, geregistreerd.
Centrale Overheid De Dienst maakt gebruik van een 'slimme scanstraat' voor het digitaliseren en metadateren van de inkomende poststukken. Met OCTOBOX worden e-mailbijlagen herkent (documentype), geconverteert naar het juiste formaat (PDF, TIFF,...) en aan de scanstraat aangeboden voor verdere verwerking.
   
   
   

Welke van uw e-mailstromen zijn het meest interessant voor e-mailprocessing? Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet.