Al ruim 10 jaar heeft de overheid protocollen voor de registratie en digitalisering van e-mails. Anders dan bij het ‘gewone’ post proces is het geautomatiseerd registreren van binnenkomende mails nog lang geen dagelijkse praktijk. De mails en de bijlagen worden meestal handmatig omgezet naar het PDF-formaat en doorgegeven aan het achterliggende zaaksysteem. Als dit al gebeurt, want de handmatige registratie van mails laat veel ruimte voor eigen interpretatie van de protocollen en richtlijnen.