Tussentijdse resultaten Living Lab gepresenteerd

Op maandag 12 maart werden de eerste resultaten gepresenteerd aan een grote groep geïnteresseerde gemeenten, ministeries en provincies. Vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn drie verschillende pilots op het gebied van e-mailbewaring van start gegaan. Gemeente Den Haag is met ondersteuning van Blauwborg gestart met de inrichting van het Living Lab. Een aantal gemeenten levert vanuit een Expertteam een directe bijdrage aan het Living Lab.

Niet vanzelfsprekend

Een goede informatiehuishouding is van groot belang binnen onze overheid. En dus ook voor alle Nederlandse gemeenten. Gezien de hoeveelheid mails die dagelijks bij gemeenten binnenkomt, is het snel verwerken en juist archiveren van e-mail hierbij een belangrijk aspect. Het archiveren van e-mail is nog niet vanzelfsprekend. Verre van. Zo komt een groot deel van de berichten vaak niet in de officiële systemen, omdat e-mails in de talloze mailboxen van de organisatie blijven zitten. Maar hoe kunnen we dit oplossen?  

Archivering by design

“Automatische e-mailverwerking en archivering, direct bij binnenkomst van e-mails binnen een organisatie, kan dit ‘archiveringsprobleem’ grotendeels verhelpen”, stelt Job Pantjes, projectmanager Living Lab tijdens zijn presentatie. Samen met VNG Realisatie en de gemeenten Den Haag, Amsterdam, Utrecht en Hellevoetsluis is er een Living Lab gestart om een gehele procedure (van het ontvangen, tot het verwerken én archiveren van mails) te automatiseren. Aan de hand van de te volgen stappen in het automatiseringsproces, zijn er use cases opgesteld voor het Living Lab. Het proces van een aanvraag (parkeer)vergunning wordt in het lab onder de loep genomen om archivering by design toe passen. De verwachting is dat het geautomatiseerde proces standaard toepasbare use cases en stappen bevat, die in het vervolg eenvoudiger bij meerdere gemeenten kan worden geïmplementeerd.

Ervaringen en kennis delen

De opkomst op 12 maart was groot; ook andere gemeenten en overheidsinstanties sloten deze middag aan om inspiratie op te doen en hun eigen ervaringen op dit gebied te delen. Naast de presentatie over het Living Lab presenteerde Gemeente Vlaardingen en Gemeente Oldambt/Kampen vanuit de twee andere pilots rondom e-mailbewaring hun bevindingen. Na de drie presentaties was er ruimte voor interactie. Geïnteresseerde gemeenten zijn uitgenodigd om in de komende weken aan te haken bij de Expertsessies van het Living Lab en kennis te delen. Mocht je geïnteresseerd zijn om deel te nemen, benader dan Job Pantjes.

Na afloop van de drie pilots komt er in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG een eindrapport. Meer informatie over de Pilotstarter E-mailbewaring en het verslag van de bijeenkomst is te vinden op de website van VNG-Realisatie en de Pilotstarter.