Een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang!

Van februari tot en met april 2018 werkt Blauwborg met VNG Realisatie en diverse gemeenten samen in een living lab. Deze proeftuin, die door gemeente Den Haag gefaciliteerd wordt, is gestart en onderdeel van de Pilotstarter E-mailbewaring in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG.  

Twee werelden verbinden

We leven in een grote digitale wereld. Per dag komen er tienduizenden mailtjes binnen bij verschillende overheidsorganisaties: van ‘simpele’ klachtmeldingen van inwoners tot (miljoenen) offertes van ketenpartners. 

Projectleider Job Pantjes vertelt: ‘Het e-mailvraagstuk is bij veel gemeenten – en overigens ook bij marktpartijen – de olifant in de kamer. De overheid probeert structuur in email aan te brengen, maar burgers denken minder in structuren. Zij willen hun vraag kwijt of hebben informatie nodig. Deze twee werelden sluiten niet goed op elkaar aan. De uitdaging is om de overheid met de burger te gaan verbinden.”

Structuur in e-mail

Den Haag grijpt de pilotstarter aan om op weg naar 2020 een stap dichter bij standaardisatie te komen. Pantjes: ‘Het directe doel is het versnellen van het proces rond e-mailverkeer met behulp van e-mail processing: de geautomatiseerde ontvangst en verwerking van binnenkomende berichten. Blauwborg heeft daar de expertise en software voor in huis. Maar met software alleen ben je er niet. De gebruiker kan een belangrijke bijdrage leveren door procesinformatie voor een specifiek traject in te brengen. Gemeente Den Haag heeft bijvoorbeeld gekozen voor het proces van het aanvragen van een parkeervergunning. Een mooi gemixt proces van gestructureerde en ongestructureerde data die ook nog eens via verschillende stromen binnenkomen. De grote vraag is: hoe wordt al die binnenkomende data automatisch archiefwaardig in het systeem opgeslagen?”

Werkbare concepten

Met proceseigenaren, informatiemanagers en met archivarissen wil Blauwborg in samenwerking met gemeenten werkbare concepten rondom het bewaren van e-mail ontwikkelen. “Het aanvragen van zo’n parkeervergunning is er één van”, aldus Pantjes. “Want techniek is maar één onderdeel van de oplossing en software slechts één van de bouwstenen. Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de informatiestroom. Een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang voor het hele proces en uiteindelijk zorgt dat voor tevreden burgers. En daar doen we het voor!”

Meer informatie over de Pilotstarter E-mailbewaring en het verslag van de bijeenkomst is te vinden op de website van VNG-Realisatie en de Pilotstarter.