Bodegraven - 16 juni 2015 - Blauwborg is sinds begin juni officieel en exclusief distributeur van Octopus, de e-mailprocessing software van het Belgische Capture Experts. Met de ondertekening van de distributie-overeenkomst zijn Blauwborg en Capture Experts een exclusieve samenwerking aangegaan voor de Nederlandse markt. Naast E-mail Processing Software is Octopus ook in te zetten als File Converter. Met Octopus kunnen e-mailboxen worden uitgelezen, geanalyseerd en verwerkt. De software kan de meest voorkomende typen bestanden converteren naar bijvoorbeeld het duurzame PDF-A formaat. Integratie is mogelijk met systemen zoals SharePoint, SAP, Kofax en zaaksystemen. Met Octopus heeft Blauwborg nu een compleet portfolio met oplossingen voor alle vraagstukken op het gebied van informatie en input management.

Het e-mailkanaal onder controle met Octopus

Door gebruik te maken van Octopus krijgen organisaties hun e-mailkanaal onder controle. Dit levert veel gemak en tijdswinst op, want de tijdrovende registratie van e-mails wordt door Octopus overgenomen. De verantwoording over de registratie van de e-mails is daarmee ook geborgd en de doorlooptijd voor de verwerking en beantwoording van e-mails is flink korter. Octopus zorgt voor een flinke tijdsbesparing en kostenreductie.

De E-mail Processing functie van Octopus leest één tot een ongelimiteerd aantal e-mailboxen uit en analyseert inkomende e-mailberichten plus bijlagen. Op basis van de resultaten worden bewerkingen uitgevoerd, zoals vastlegging van metadata, converteren naar PDF of een notificatie naar een klant sturen. De kracht van Octopus ligt ook in de stappen die daarna komen. Op basis van vrij te definiëren business rules worden vervolgstappen bepaald en worden de mails op gestructureerde wijze doorgegeven aan de achterliggende systemen. Van ieder e-mailbericht wordt een gedetailleerde audit trail bijgehouden. Octopus is geschikt voor organisaties van uiteenlopende grootte en type dienstverlening. Octopus kan als software licentie geleverd worden en als Cloud-dienst. 

Sinds het voorjaar verwerkt de gemeente Den Haag haar binnenkomende e-mails met Octopus. De reacties zijn zeer positief. “Tijdrovende handmatige registratie van e-mails is nu overbodig geworden door de digitale mailverwerkingsrobot van Octopus. De medewerker heeft nu de regierol met mailverwerking door Octopus.”

Meer dan e-mail processing

Octopus is tevens een File Converter. De software kan eenvoudig de meest voorkomende typen bestanden converteren. De bestandsformaten worden snel omgezet naar bijvoorbeeld een duurzaam (pdf) formaat. Aan de hand van vooraf gedefinieerde criteria worden bestanden verwerkt, waarbij tijdens de conversie bestanden of bijlagen al dan niet worden geconverteerd, verwijderd etc. De uitgebreide mogelijkheden op het gebied van File Conversie maakt Octopus een uitermate geschikte tool voor de migratie van bestanden tussen verschillende systemen.

Compleet portfolio van input management software

De Octopus software is een krachtige aanvulling op de input management oplossingen die Blauwborg levert en maakt het portfolio op dit gebied compleet. De mogelijkheden die Octopus biedt zijn volop in ontwikkeling. Zo wordt binnenkort een uitbreiding gelanceerd waarmee Social Media berichten verwerkt en afgeleverd kunnen worden aan document management systemen. 

Michel Mahieu (namens Blauwborg) en Johan De Smedt (Capture Experts) bekrachtigen de samenwerking met een handdruk

Michel Mahieu (namens Blauwborg) en Johan De Smedt (Capture Experts) bekrachtigen de samenwerking met een handdruk

Originele persbericht (PDF - 2,7mb)