Wat blijkt, we worden blijkbaar gek van alle berichtjes die we ontvangen. De afgelopen weken kwam het onderwerp e-mail een paar keer opvallend voorbij via LinkedIn (grappige cartoon met veel likes). In de papieren pers stond een artikel gewijd aan de miljarden e-mails die dagelijks verstuurd en ontvangen worden met de boodschap dat werkmails personeel gestrest maakt (hoeveelheid), wantrouwig (waarom wordt mijn baas steeds in de cc gezet?) en improductief (je komt niet aan je werk toe). Ik hoor overigens ook vaak genoeg mensen oprecht zeggen na een dag vergaderen: zo nu even lekker werken en outlook wordt gestart… Iets te veel face to face contact gehad?

Wetenschappers adviseren in het artikel de werkgemeente om slechts een paar keer per dag de inbox te checken (is een prima advies wat ik al een tijdje doe, werkt goed). Een aantal praktijkvoorbeelden leiden verder tot tips om bijvoorbeeld afspraken met collega’s te maken (wie cc’t betaalt de koffie), face to face af te spreken of interne processen aan te passen. Goede tips allemaal en deze dragen zeker bij aan het behapbaar maken van de grote van het e-mailvraagstuk.

Wat mij steeds wel opvalt als het onderwerp e-mail voorbij komt is dat er slechts gekeken wordt naar een paar factoren zoals mens, gedrag, processen, procedures etc. maar niet naar de techniek. Blijkbaar wordt Outlook als een soort gegeven gezien, het bestaat dus accepteren we het in deze vorm (en we blijven natuurlijk gewoontedieren). Waar niet (althans het wordt niet genoemd) naar wordt gekeken zijn de mogelijkheden vandaag de dag om e-mailstromen te automatiseren. Kansen en besparingen liggen voor het oprapen.

Want laten we ook eerlijk zijn: e-mail is ook een verrekte handig medium en hoe productief & winstgevend ben je als organisatie zonder e-mail? Natuurlijk zijn er (aanvullende) alternatieven: genoeg apps en social media, skypen of organisaties werken met portals. Maar een goed portal inrichten kan ook knap lastig zijn (de kosten even buiten beschouwing gelaten). Losstaand van de vraag of een portal een antwoord is om alle berichtjes in goede banen te leiden. Want het kan ook een bericht van niks zijn. Maar daarover later meer.

Job Pantjes