Voorspelling voor 2015: E-mail becomes cool again
E-mail wordt weer cool? De laatste jaren zijn er voldoende voorspellingen via social media, kranten en e-mail… verschenen waarin het kanaal e-mail juist ten grave werd gedragen (dus meer koud gemaakt…). Het einde van e-mail zou een kwestie van tijd zijn. En dan opeens in 2015 in een wereld waarin de termen open data, twitter, yammer, cloud en BI je dagelijks om de oren vliegen opeens de voorspelling E-mail becomes cool again. Een vreemde ontwikkeling? Nee.
Er zijn voldoende aanwijzingen dat e-mail een grote rol speelt en blijft spelen. Laten we op drie ervan inzoomen. Allereerst de voorspelling van John Mancini, president van the Association for Information and Image Management, of wel beter bekend als AIIM. In zijn blog The Digital Landfill deed hij de afgelopen periode een 9-tal voorspellingen voor 2015 waaronder E-mail becomes cool again (Voor zijn gehele blog zie http://info.aiim.org/digital-landfill/warning-will-robinson-its-2015-prediction-time-e-mail-becomes-cool-again). De voorspellingen dat het kanaal e-mail in de prullenbak kan door de komst van sociale media komt niet uit. Sterker nog, een tegengestelde beweging vindt plaats volgens John Mancini. Grote organisatie als bijvoorbeeld IBM en Google investeren juist in e-mail. Het belang van het snel vastleggen, terugvinden en ordenen van informatie is daarin van belang. Voor de lezer wie een Gmail account hebben: denk maar aan de simpele voorgedefinieerde mapjes zoals primair, social en reclame in jouw inbox waarin berichten met dezelfde content automatisch in belanden.
Een andere aanwijzing die dagelijkse realiteit is. Stel eens de volgende vragen aan jezelf:
- Wat deed je vandaag als eerste op je werk?
- Hoeveel e-mails heb je vandaag ontvangen?
- Hoeveel e-mails heeft jouw organisatie van buitenaf ontvangen?
De 1e vraag is waarschijnlijk makkelijk te beantwoorden. Als we even de gang naar het koffiezetapparaat en het aanzetten van de PC niet meerekenen dan was het openen van jouw mailbox en het controleren ervan het eerste wat je deed. Je zal minimaal 10 mails vandaag hebben ontvangen (een hele voorzichtige en lage schatting….). Het antwoord op vraag drie is wat lastiger te beantwoorden. Laten we het voorlopig even houden op (heel) veel als je bedenkt dat analisten aangeven dat wereldwijd dagelijks 108 miljard werk gerelateerde mails worden verstuurd en er gemiddeld 36 keer per uur gecontroleerd wordt of er nieuwe e-mails in de inbox zijn beland. Slecht 14% is relevant maar afgezet tegen 108 miljard….toch een hoop.
Een derde aanwijzing is eigenlijk meer een observering. Het onderwerp e-mail leeft veel meer dan een paar jaar geleden. Niet dat we toen minder deden met het kanaal e-mail, het een onbelangrijk kanaal was of dat we substantieel minder mailden. Als het onderwerp e-mail wordt besproken dan is er vandaag de dag altijd direct herkenning (we moeten er wat mee) en dat het een belangrijk onderwerp is. Natuurlijk grotendeels vanuit de gedachte dat het een dagelijkse aanslag is op je eigen productiviteit (zie nogmaals de aantallen hierboven) maar ook de onderkenning dat veel informatie in de inboxen van medewerkers zit die daar eigenlijk niet horen. Steeds vaker zie je ook vragen over e-mailafhandeling op platforms of forums op het internet waarin kennis & ervaring worden uitgewisseld. Bijvoorbeeld bij het inrichten van scanvoorzieningen wordt steeds explicieter benoemd dat e-mail ook goed afgevangen moet worden, er vragen worden gesteld zoals hoe registreert jouw organisatie e-mail efficiënt etc.
Hoe komt het dat het onderwerp e-mailmanagement of e-mail process management steeds meer speelt? Kort inzoomend op 5 belangrijke redenen:
- Digitaal werken: veel organisaties in Nederland zijn ver met het invoeren van digitaal werken (mooi containerbegrip). In veel onderzoeken belanden we in de top als het om digitaal werken gaat. Praktisch gezien hebben we veel kanalen grotendeels gedigitaliseerd. Denk aan het scannen van post, het bouwen van portals, web-formulieren etc. Naar het kanaal e-mail is minder aandacht gegaan maar dat maakt het niet onbelangrijker. E-mail wordt meer en meer onder de loep genomen. Er moet ook zeker wat mee gebeuren want…
- Tijd: het kost veel tijd om een mail te registreren, laat staan een mail met een groot aantal bijlagen, deze toe te voegen aan een dossier etc. Veel geklik, gesleep en deels onnodige handelingen door een beperking in de techniek. Tijd die we liever aan andere zaken besteden.
- Mensen: in een tijdperk van vergaande digitalisering en continue mobiele bereikbaarheid is het niet meer van deze tijd dat mails worden uitgeprint en daarna ingescand of dat er meer dan 5 handelingen nodig zijn om een mail te archiveren, om te zetten naar een (duurzame) PDF etc. Toch gebeurt dit nog dagelijks bij veel organisaties. Dit is niet wenselijk, zeker niet als organisaties met minder mensen meer moeten doen. Dan is er snel winst te boeken als omslachtige handelingen om een mail te registreren, door te routeren of te archiveren efficiënter kunnen met minder kosten.
- Wet & regelgeving en duurzaamheid: daarover kunnen we direct duidelijk zijn. Ongeacht het kanaal (post, e-mail, portals, webformulier etc.) moet dit vastgelegd worden. Je komt als organisatie vandaag de dag niet meer weg met een disclaimer dat je email niet als officieel communicatiekanaal beschouwd en dus als bewijsstuk. En vaak ontbreken juist e-mails in het dossier waar naar wordt gevraagd. Daarnaast worden wetten gewijzigd, denk bijvoorbeeld aan de komst van de Wet Open Overheid (WOO) waarin overheidsorganisaties meer en (pro-) actiever inzage moeten gaan geven welke berichten ze hebben ontvangen (dus ook e-mail). Ook stellen diverse wetten eisen aan het opslaan van berichten in duurzame PDF-formaten. Maar het snel omzetten en registreren ervan blijkt in de praktijk weer vies tegen te vallen.
- Geld: daar is momenteel wat minder van, deels door bezuinigingen en deels doordat de maatschappij in een rap tempo aan het veranderen is en er dus met budget wordt geschoven. Op deze veranderingen moet je als bedrijf of overheidsorganisatie snel inspelen. En als je dan de bovenstaande drie redenen kwantificeert naar kosten dan wil je het e-mail gewoon goed regelen met zo min mogelijke administratieve afhandelingen maar wel conform wet & regelgeving om een afbreukrisico voor jouw organisatie te voorkomen.
Terug naar de header van deze blog of de voorspelling E-mail becomes cool again vreemd is. Nee. Of je e-mail cool vindt of meer bent van de whats app, twitter, Google plus, yammer etc kan je alleen voor jezelf beoordelen. Wat wel vaststaat, is dat e-mail niet weggaat uit ons werkende leven en dat het de tijd wordt om over email process management (EPM) na te gaan denken.