De overheid ontvangt jaarlijks vele WOB-verzoeken van burgers, bedrijven en journalisten. Deze verzoeken komen via diverse kanalen binnen. Soms via een WOB@gemeenteX.nl maar ook vaak via allerlei mailadressen binnen de GemeenteX. Dit kan goedbedoeld zijn van de indiener. Het WOB-verzoek wordt ingediend bij de mailadressen die je van GemeenteX kent aangezien je de informatie graag snel wilt ontvangen. De insteek kan ook kwaadschiks zijn met de intentie dat de GemeenteX het WOB verzoek over het hoofd ziet of te laat opmerkt, te weinig tijd heeft om te reageren en aan de aanvrager een dwangsom moet betalen.

Het is als overheid van belang om de juiste informatie te verstrekken naar de indiener van het WOB-verzoek. Je bent het wettelijk verplicht, het komt dienstverlenend over naar de aanvrager en tot recent was het ook financieel interessant om het binnen de gestelde termijn te doen als gemeente gezien de dwangsommen die je anders moest betalen. Een te laat antwoord kostte de GemeenteX gewoon geld wat dan weer niet besteedt kon worden aan andere kerntaken. Een aanvrager kon via dwangsommen bedragen opeisen tot een hoogte van €1260,-. Aangezien de overheid jaarlijks voor valse WOB-verzoeken €8 - € 14 miljoen moest betalen is de wet gelukkig aangepast in 2016. Pech voor een aantal ondernemingen die hun businessmodel in rook zagen opgaan. Burgers en bedrijven kunnen overigens altijd nog wel naar de rechter gaan om een dwangsom te eisen.

Stel je eens voor dat de GemeenteX geen WOB verzoeken meer blijkt te missen. Alle WOB-verzoeken die binnenkomen worden namelijk netjes onderschept in de veelvoud van inboxen die de gemeente heeft. De inboxen worden uitgelezen als het om een WOB-verzoek gaat en de WOB-coördinatoren krijgen deze dagelijks aangeleverd in hun functionele inbox. Grootste voordeel is dat er bij aanvang geen tijd meer verloren gaat in de wettelijke termijn voor het beantwoorden van het WOB-verzoek. Dezelfde dag wordt een behandelaar gekoppeld aan het verzoek en kan de informatie direct verzameld worden. De snellere dienstverlening richting burgers en bedrijven (en vooruit, journalisten) wordt gewaardeerd en de GemeenteX scoort hoog op het afleggen van verantwoording.

Hoe doet de GemeenteX dit in tegenstelling tot andere gemeenten? Uiteraard door eerst goede analyses uit te voeren op het WOB-proces en dit te combineren met de krachtige software OCTOBOX. Hoe werkt de software dan in de praktijk? Voor specifieke informatie verwijzen wij graag naar de site van het Belgische Capture Experts (CE). Nederland mag er dan naar streven om Second te worden na America First maar CE is onbetwist de nummer 1 als het gaat om Content Processing Software met een specifieke focus op het e-mailkanaal. De komende tijd zullen we geregeld gezamenlijk met CE een blog posten over een oplossing bij een klant in combinatie met de uitleg van onze zuiderburen over de werking van de OCTOBOX software.