Archivering is niet echt een spannend onderwerp binnen veel organisaties. Maar toch biedt archivering veel voordelen wanneer je het goed aanpakt. Stel je eens voor dat e-mailarchivering direct plaatsvindt. E-mails die binnenkomen doorlopen automatisch een aantal vaste stappen en worden direct gearchiveerd door OCTOBOX in de procesapplicatie en/of het document-recordmanagementsysteem! (voor de funtionele werking zie hier).

De e-mails zijn beschikbaar op de juiste plek in het systeem voor de afdeling, voorzien van de juiste metadata (en daarom makkelijker terug te vinden). Hoe fijn is dat? E-mails zwerven niet meer eindeloos rond in alle mailboxen van medewerkers. Je zoekt je niet meer een ongeluk naar de juiste informatie van (aan)vragen van klanten of burgers. Zij blij, jij blij, want behalve directe toegevoegde waarde in de bedrijfsvoering of dienstverlening kun je je als organisatie richten op je bestaansrecht in plaats van onnodig tijd besteden aan de administratie.

Jammer genoeg zijn er nog veel voorbeelden van organisaties die boze klantreacties krijgen en (juridische) kosten en afbreukrisico aan den lijve ondervinden door zoekgeraakte en slecht gearchiveerde informatie. “Sorry, uw mail van 7 weken geleden kunnen we helaas niet terugvinden. Kunt u deze nogmaals sturen?” Dat is enorm vervelend voor beide partijen. Niet gearchiveerde e-mails en verstopt in de talloze outlookcontainers van organisaties.

Blauwborg sprak met veel organisaties over bovenstaand probleem. Wat opviel in die gesprekken is dat het onderwerp e-mailarchivering veel bedrijven kopzorgen bezorgt. Eigenlijk domineerde het onderwerp een groot gedeelte van de gesprekken. E-mail is een grote en belangrijke, maar daarnaast vaak ongecontroleerde datastroom en dat besef dringt steeds meer door. Naast de toegevoegde waarde van e-mailarchivering voor de dienstverlening en bedrijfsvoering speelt het thema verantwoording ook een belangrijke rol. De wet- en regelgeving wordt steeds strenger. Vanuit Europa komt in 2018 de nieuwe wet Databescherming genaamd de General Data Protection Regulation (GDPR). Verantwoording afleggen over steeds meer zaken wordt belangrijker. En binnen Nederland speelt natuurlijk de Wet Open Overheid (WOO). De hoge boetes die gegeven kunnen worden, spelen vast en zeker een rol in het feit dat e-mailarchivering hoger op de agenda komt te staan.

Maar e-mail archivering wordt niet alleen door de usual suspects binnen organisaties belangrijk gevonden. Naast recordmanagers zien ook steeds meer proceseigenaren directe voordelen in het archiveren van e-mails. Een fijne constatering.