De afgelopen weken en dagen zijn er weer miljoenen eieren verkocht voor het grote paaseieren zoekmoment op 1e Paasdag. Een dag in het jaar zijn vaders meestal de klos met het vroeg in de ochtend verstoppen van de eieren (je bent vrij, maar je kan helaas niet uitslapen….) en de kinderen kunnen los met hun kwasten en verf. Een mooie en eenmalige zoektraditie, alleen doen we de rest van het jaar niet precies hetzelfde? Vervang de paaseieren door e-mails, want die verstoppen en zoeken we het hele jaar door. Maar vinden we ze ook?

E-mail is het meest gebruikte communicatiemedium in uw organisatie. Of het nu om interne mails gaat met weinig inhoud (ga je mee lunchen? Wel belangrijk overigens) of mails via de officiële e-mailkanalen met uw burgers of klanten, we mailen met z’n allen wat af. Dat is ook begrijpelijk. Het is een laagdrempelig en snel medium, iedereen snapt hoe het werkt (uitzonderingen daargelaten) en je kan vergunningen, aanvragen, mooie Excel spreadsheets en andere bijlagen direct meesturen. En je kan altijd bewijzen dat je de mail hebt ontvangen of verstuurd. Of toch niet?

De praktijk leert dat veel ingekomen mails niet vindbaar zijn. Het is een gegeven dat dankzij de Delete knop op het toetsenbord mails verdwijnen. Het komt voor een deel ook door het ontbreken van de juist techniek/software en een effectief e-mailbeleid en/of protocol. Veel organisaties hebben wel een vorm van e-mailbeleid, alleen wordt dit zelden volledig in de praktijk toegepast. Er zijn meestal wel officiële (of functionele) e-mail inboxen aanwezig waarmee organisaties communiceren met hun klanten, partners of burgers, maar vaak worden deze niet gebruikt. Medewerkers communiceren vanuit hun eigen mailadres en zie de informatie dan maar eens terug vinden als Piet de Haas niet aanwezig is. E-mails zitten in deze informatiesilo’s en zoeken wordt lastig. Vooral omdat mails met juridisch en/of een bedrijfvoeringsbelang meestal niet door medewerkers in een taakapplicatie worden opgenomen, want dat kost tijd en moeite (en dus geld). Maar omgekeerd kost het uw organisatie ook tijd en geld om informatie uit e-mails terug te vinden en is het een afbreukrisico als informatie niet boven water te halen is.

Stel je eens voor dat je als gemeente Eierdam (laten we zeggen 250.000 inwoners) met slechts 1 e-mailadres communiceert met de burgers in plaats van 20?, 30?, 70?, 100? functionele inboxen. Bij een gemeente heeft elk team, afdeling of directie wel een functioneel e-mailadres maar dat doet de gemeente Eierdam niet meer. Alle mails worden ontvangen op eierdam@eierdam.nl en automatisch vastgelegd, doorgestuurd naar de juiste afdeling en automatisch opgenomen in de taakapplicatie waar het naar toe moet. Maar laten we een minder extreem doel op de korte termijn schetsen: stel je eens voor dat je de tien belangrijkste functionele inboxen van de gemeente automatisch voor je laat werken zoals hierboven beschreven. Een mooie Paasgedachte en iets om over na te denken tijdens het paaseieren schilderen of verstoppen. Of u nu als bestuurder zondag in uw ochtendjas in de tuin loopt (met de geruststelling dat e-mails vindbaar zijn en vastgelegd; we zijn in control), als hoofd administratie (minder administratieve handelingen) of als WOB-coördinator of jurist (ik weet dat ik snel de informatie kan vinden voor een WOB-verzoek).

Fijne paasdagen. En voor de paashazen onder onze lezers: de weerspelling is dat het droog is aanstaande zondagochtend.