Altijd antwoord, tijdig antwoord part II: het motto

Recent hebben we in de blog Altijd antwoord, tijdig antwoord geschreven over de e-mail gedragsrichtlijn op Overheid.nl. Voor degenen die toen niet hebben doorgeklikt, daar is een A, B t/m F-je opgenomen waaraan overheidsinstanties zich moeten houden. Van bereikbaarheid n.a.v. een e-mail tot het openbaar maken van de prestaties van de instantie. De komende periode zullen we steeds kort inzoomen op de punten uit het A,B, F-je en  wat de dienstverlening rondom Email Process Management (EPM) met de software Octopus daarin kan betekenen.

Om te beginnen starten we met het motto van de richtlijn: Altijd antwoord, tijdig antwoord. Dit is met EPM goed in te regelen. Er kan altijd een ontvangstbevestiging worden gestuurd naar de afzender. Deze kan gespecificeerd worden afhankelijk van de soort mail en/of gestelde vraag en verwerkt worden door Octopus. De afdeling Financiën zal bijvoorbeeld willen aangeven dat de factuur betaald zal worden en de journalist is minder blij als hij van de WOB-afdeling direct het ontvangstbericht krijgt dat ze zijn WOB-verzoek gaan behandelen maar een zwarte stift zullen hanteren….. Maar de organisatie heeft een antwoord gegeven: Dank voor uw mail etc. U voldoet aan het motto!

Het geven van een ontvangstbevestiging op een ontvangen e-mail lijkt makkelijk maar de veelvoud aan verschillende vragen die via de mail binnenkomen voor de gehele organisatie allereerst identificeren (uit de dagelijkse e-mail brij) en de ontvangstbevestiging daarop specificeren vraagt om een aantal te zetten stappen maar daarover meer in part IV van deze reeks